Drei Schritte zum Erfolg
Ich interessiere mich für das Hinweisgebersystem von DOKTUS – Die Betriebsärzte
Unsere Expert:innen
Verantwortlich für das Hinweisgeberportal sowie für den Umgang mit der Meldung sind je nach dem gewählten Melde-Modul (Basis oder Plus) folgende Expert:innen:
Dr. Sascha Hantschel
Dr. Sascha Hantschel ist Rechtsanwalt und Notar und promovierte über das Thema Datenschutz. Er kontrolliert die Einhaltung der Datensicherheit bei der Umsetzung des Meldeverfahrens im Rahmen des HinSchG.
Julian Wollny
Julian Wollny ist Partner bei Hantschel & Wollny. Als Rechtsanwalt und bestellter externer Compliancebeauftragter bestätigt er den Eingang einer Meldung im Rahmen der gesetzlichen Frist. Er prüft, ob die rechtlichen Voraussetzungen für die Stichhaltigkeit des Hinweises erfüllt sind, bearbeitet den Hinweis zusammen mit dem Hinweisgeber und erstellt einen Maßnahmenplan für die Verantwortlichen im Betrieb, ehe er den Meldeprozess in der gesetzlich vorgeschriebenen Form abschließt.
Sandra Schumachenko
Sandra Schumachenko ist Teamleiterin bei DOKTUS – die Betriebsärzte. Sie ist auch Ansprechpartnerin bei allen Fragen rund um das Hinweisgebermanagement, die verschiedenen Meldewege sowie für das Hinweisgeberportal und dessen Implementierung.
Hans-Peter Buschheuer
Hans-Peter Buschheuer – ehemals Chefredakteur (Kölner Express/Berliner Kurier) und Vorsitzender des Journalistenverbands Berlin-Brandenburg (JVBB). Buschheuer beschäftigt sich schon seit langem mit Ethik und Verantwortung beim Umgang mit Daten. Er ist einer der Gründer der humanitären Hilfsorganisation „Space Eye“ und berät für DOKTUS – Die Betriebsärzte Firmen bei der Umsetzung des Hinweisgebermanagements.
Das Hinweisgebersystem
Seit Juli 2023 müssen Unternehmen ab 50 Beschäftigten – bei bestimmten Unternehmen der Wirtschaft, Finanz und Versicherung bereits ab einem/r Beschäftigten – vertrauliche Hinweisgeberschutzsysteme installieren, die es sogenannten Whistleblowern ermöglichen, bestimmte klar definierte Missstände in einem Unternehmen oder einer Organisation zu melden. Für Betriebe zwischen 50 und 249 Beschäftigten galt eine Umsetzungsfrist bis zum 17. Dezember 2023. Für Betriebe ab 250 Beschäftigte gilt seit dem 1. Dezember 2023 eine Bußgeldregelung bei Nichteinhaltung der gesetzlichen Auflage.
Mit „Mitarbeiter-Care/Whistleblower“ erfüllen Unternehmen die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG). Sie erhalten auf Wunsch neben dem Meldekanal, einem mandantenfähigen Onlineportal (Mitarbeiter Care/Whistleblower Basis), auch die Möglichkeit den kompletten Bearbeitungsprozess mit juristischer Hilfe über eine/n externe/n Compliance-Beauftragte/n steuern zu lassen (Mitarbeiter Care/Whistleblower Plus).
Das Hinweisgeberportal von DOKTUS – Die Betriebsärzte
Hinweisgeber Portal von DOKTUS – Die Betriebsärzte | Bereich für die Hinweisgebenden
Adminbereich für die/den Compliancebeauftragte/n
So starten Sie gesetzeskonform in das Whistleblower-Programm
1. Whistleblowerrichtlinie verabschieden
2. Compliancestelle einrichten
3. Implementierung des Links
4. Meldevorgang wird gestartet
5. Prüfung des Hinweises
5. Follow up Weitere Bearbeitung
Implementierung und Ablauf des Hinweisgebersystems
1. Verabschieden Sie eine Whistleblowerrichtlinie für Ihr Unternehmen
Die Whistleblowerrichtlinie ist ein wichtiger Bestandteil der ethischen Unternehmenskommunikation. In ihr werden die Verfahren des Hinweisgeber-Systems vorgestellt und die Werte der Organisation zur Aufrechterhaltung und Förderung einer repressionsfreien Meldekultur über mögliche Missstände innerhalb der Organisation oder des Unternehmens kommuniziert. Hinweisgeber:innen müssen das Gefühl erhalten, nicht von Repressalien bedroht zu sein.
2. Einrichtung einer Compliancestelle innerhalb der Organisation oder dem Unternehmen
Das kann die Geschäftsführung sein, die Personalabteilung oder eine andere Person. Sie erhält je nach gewähltem Modul (Basis oder Plus) entweder nur Zugang zum digitalen Hinweisgebersystem oder dient zusätzlich als Ansprechpartner:in für die externe Compliance-Abteilung bei DOKTUS. Sollte nur das Modul Basis gewählt worden sein, müssen noch zusätzlich die anderen internen Meldewege implementiert werden: sowohl mündlich (Telefon) als auch schriftlich (E-Mail oder Postadresse).
3. Implementieren
Implementierung des Links zum digitalen Hinweisgebersystem sowie der anderen Meldeadressen an zentraler für alle Mitarbeiter einsehbarer Stelle im Unternehmen, zum Beispiel im Intranet.
4. Starten des Meldevorgangs
Der Hinweis erfolgt über den gewählten Meldeweg. Der/die Hinweisgeber:in erhält innerhalb von sieben Tagen die Bestätigung über den Eingang des Hinweises und innerhalb von drei Monaten eine Rückmeldung über den Bearbeitungsstatus. Die Meldestelle hält Kontakt mit der/dem Hinweisgeber:in im Rahmen des Vertraulichkeitsgebots. Es erfolgt eine Dokumentation des Vorgangs, die, wenn keine anderen rechtlichen Erfordernisse vorliegen, nach spätestens drei Jahren gelöscht wird.
5. Prüfen
Prüfung des sachlichen Anwendungsbereichs für den Hinweis nach dem HinSchG § 2 entweder durch die Compliance-Stelle im Betrieb oder durch eine/n externe/n Compliance-Beauftragte/n.
6. Follow up
Untersuchung und Bearbeitung des Hinweises sowie Erstellung eines organisationsinternen Maßnahmenplans zur Beseitigung des gemeldeten Missstands oder der Einstellung des Verfahrens aus Mangel an Beweisen oder anderen Gründen. Hierbei kann sich die Organisation oder das Unternehmen von DOKTUS unterstützen und beraten lassen.
Die Module
Modul Basis
Leistungsumfang und Preise
