Hinweisgebersystem

Drei Schritte zum Erfolg


  • 1. Preismodell aussuchen

    Je nach Mitarbeiterzahl das Betreuungsverfahren wählen

    Basis – ab 30 Euro monatlich
    Zugriff auf das Hinweisgeberportal von DOKTUS – Die Betriebsärzte
    Hinweise können abgegeben und vom internen Compliancebeauftragten bearbeitet werden.

    Plus – ab 60 Euro monatlich
    Die Meldestelle mit allen Kanälen (mündlich/schriftlich) wird von DOKTUS – Die Betriebsärzte betrieben. Erfahrene Juristen prüfen und bearbeiten die Hinweise.

  • 2. Whistleblower Policy erhalten

    Kunden erhalten nach Bestellung eine Unternehmensrichtlinie (Whistleblower Policy), mit der sie das Hinweisgeber-Management-System in ihrem Unternehmen etablieren. Darin enthalten sind alle Adressen, die sie für die verschiedenen Meldewege benötigen.

  • 3. Schäden für das Unternehmen minimieren

    Bei erfolgreicher Nutzung des Whistleblower-Management-Systems von DOKTUS – Die Betriebsärzte erfahren sie nicht nur frühzeitig von Missständen in Ihrem Betrieb, sie vermindern auch das Risiko, dass negative Informationen über Ihr Unternehmen an die Öffentlichkeit gelangen.

Ich interessiere mich für das Hinweisgebersystem von DOKTUS – Die Betriebsärzte


Unsere Expert:innen

Verantwortlich für das Hinweisgeberportal sowie für den Umgang mit der Meldung sind je nach dem gewählten Melde-Modul (Basis oder Plus) folgende Expert:innen:

Hantschel

Dr. Sascha Hantschel

Dr. Sascha Hantschel ist Rechtsanwalt und Notar und promovierte über das Thema Datenschutz. Er kontrolliert die Einhaltung der Datensicherheit bei der Umsetzung des Meldeverfahrens im Rahmen des HinSchG.

Wollny

Julian Wollny

Julian Wollny ist Partner bei Hantschel & Wollny. Als Rechtsanwalt und bestellter externer Compliancebeauftragter bestätigt er den Eingang einer Meldung im Rahmen der gesetzlichen Frist. Er prüft, ob die rechtlichen Voraussetzungen für die Stichhaltigkeit des Hinweises erfüllt sind, bearbeitet den Hinweis zusammen mit dem Hinweisgeber und erstellt einen Maßnahmenplan für die Verantwortlichen im Betrieb, ehe er den Meldeprozess in der gesetzlich vorgeschriebenen Form abschließt.


Sandra Schumachenko

Sandra Schumachenko ist Teamleiterin bei DOKTUS – die Betriebsärzte. Sie ist auch Ansprechpartnerin bei allen Fragen rund um das Hinweisgebermanagement, die verschiedenen Meldewege sowie für das Hinweisgeberportal und dessen Implementierung.


Hans-Peter Buschheuer

Hans-Peter Buschheuer – ehemals Chefredakteur (Kölner Express/Berliner Kurier) und Vorsitzender des Journalistenverbands Berlin-Brandenburg (JVBB). Buschheuer beschäftigt sich schon seit langem mit Ethik und Verantwortung beim Umgang mit Daten. Er ist einer der Gründer der humanitären Hilfsorganisation „Space Eye“ und berät für DOKTUS – Die Betriebsärzte Firmen bei der Umsetzung des Hinweisgebermanagements.


Das Hinweisgebersystem


Seit Juli 2023 müssen Unternehmen ab 50 Beschäftigten – bei bestimmten Unternehmen der Wirtschaft, Finanz und Versicherung bereits ab einem/r Beschäftigten – vertrauliche Hinweisgeberschutzsysteme installieren, die es sogenannten Whistleblowern ermöglichen, bestimmte klar definierte Missstände in einem Unternehmen oder einer Organisation zu melden. Für Betriebe zwischen 50 und 249 Beschäftigten galt eine Umsetzungsfrist bis zum 17. Dezember 2023. Für Betriebe ab 250 Beschäftigte gilt seit dem 1. Dezember 2023 eine Bußgeldregelung bei Nichteinhaltung der gesetzlichen Auflage.

Mit „Mitarbeiter-Care/Whistleblower“ erfüllen Unternehmen die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG). Sie erhalten auf Wunsch neben dem Meldekanal, einem mandantenfähigen Onlineportal (Mitarbeiter Care/Whistleblower Basis), auch die Möglichkeit den kompletten Bearbeitungsprozess mit juristischer Hilfe über eine/n externe/n Compliance-Beauftragte/n steuern zu lassen (Mitarbeiter Care/Whistleblower Plus).


Das Hinweisgeberportal von DOKTUS – Die Betriebsärzte

Whistleblower-Portal

Hinweisgeber Portal von DOKTUS – Die Betriebsärzte | Bereich für die Hinweisgebenden

Whistleblower-Portal-Adminbereich

Adminbereich für die/den Compliancebeauftragte/n

BERATUNGSTERMIN KOSTENFREI ANFRAGEN

So starten Sie gesetzeskonform in das Whistleblower-Programm

Policy

1. Whistleblowerrichtlinie verabschieden

Compliancestelle

2. Compliancestelle einrichten

implementierung

3. Implementierung des Links

Meldung

4. Meldevorgang wird gestartet

Pruefung

5. Prüfung des Hinweises

Follow-up

5. Follow up Weitere Bearbeitung


Implementierung und Ablauf des Hinweisgebersystems


1. Verabschieden Sie eine Whistleblowerrichtlinie für Ihr Unternehmen
Die Whistleblowerrichtlinie ist ein wichtiger Bestandteil der ethischen Unternehmenskommunikation. In ihr werden die Verfahren des Hinweisgeber-Systems vorgestellt und die Werte der Organisation zur Aufrechterhaltung und Förderung einer repressionsfreien Meldekultur über mögliche Missstände innerhalb der Organisation oder des Unternehmens kommuniziert. Hinweisgeber:innen müssen das Gefühl erhalten, nicht von Repressalien bedroht zu sein.

2. Einrichtung einer Compliancestelle innerhalb der Organisation oder dem Unternehmen
Das kann die Geschäftsführung sein, die Personalabteilung oder eine andere Person. Sie erhält je nach gewähltem Modul (Basis oder Plus) entweder nur Zugang zum digitalen Hinweisgebersystem oder dient zusätzlich als Ansprechpartner:in für die externe Compliance-Abteilung bei DOKTUS. Sollte nur das Modul Basis gewählt worden sein, müssen noch zusätzlich die anderen internen Meldewege implementiert werden: sowohl mündlich (Telefon) als auch schriftlich (E-Mail oder Postadresse).

3. Implementieren
Implementierung des Links zum digitalen Hinweisgebersystem sowie der anderen Meldeadressen an zentraler für alle Mitarbeiter einsehbarer Stelle im Unternehmen, zum Beispiel im Intranet.

4. Starten des Meldevorgangs
Der Hinweis erfolgt über den gewählten Meldeweg. Der/die Hinweisgeber:in erhält innerhalb von sieben Tagen die Bestätigung über den Eingang des Hinweises und innerhalb von drei Monaten eine Rückmeldung über den Bearbeitungsstatus. Die Meldestelle hält Kontakt mit der/dem Hinweisgeber:in im Rahmen des Vertraulichkeitsgebots. Es erfolgt eine Dokumentation des Vorgangs, die, wenn keine anderen rechtlichen Erfordernisse vorliegen, nach spätestens drei Jahren gelöscht wird.

5. Prüfen
Prüfung des sachlichen Anwendungsbereichs für den Hinweis nach dem HinSchG § 2 entweder durch die Compliance-Stelle im Betrieb oder durch eine/n externe/n Compliance-Beauftragte/n.

6. Follow up
Untersuchung und Bearbeitung des Hinweises sowie Erstellung eines organisationsinternen Maßnahmenplans zur Beseitigung des gemeldeten Missstands oder der Einstellung des Verfahrens aus Mangel an Beweisen oder anderen Gründen. Hierbei kann sich die Organisation oder das Unternehmen von DOKTUS unterstützen und beraten lassen.


Die Module

Modul Basis


  • Hinweis im Portal
  • E-Mail-Benachrichtigung der/des betriebsinternen Compliancebeauftragten durch das System, dass ein neuer Hinweis vorliegt.
  • Die Bearbeitung des Hinweises, Administrierung dieses und anderer Hinweise im digitalen Hinweisgebersystem sowie die Einleitung der Follow-up-Maßnahmen erfolgen durch die interne Compliance-Stelle im Betrieb.
  • Die übrigen Meldewege müssen von der Firma selbst implementiert werden.

Modul Plus


  • Hinweis im Portal oder über andere Meldewege (Telefon, E-Mail, Post, persönlich)
  • Benachrichtigung der/des Hinweisgebers/in über den Eingang der Meldung innerhalb der gesetzlichen Frist durch juristische Compliancebeauftragte von DOKTUS
  • Prüfung des sachlichen Anwendungsbereichs durch DOKTUS nach HinSchG § 2
  • Bearbeitung des Hinweises durch DOKTUS
  • Erstellung eines Plans in Form einer Handlungsanweisung durch die Juristen von DOKTUS für die Verantwortlichen im Betrieb (Follow-Up-Verfahren)
  • Berichts- und Dokumentationswesen

Leistungsumfang und Preise


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